Wiele osób, w tym ja sam, usilnie szuka informacji o swoich krewnych i przodkach. Zbieramy rodzinne relacje i ocalone w zawirowaniach dziejowych rodzinne dokumenty. Wspieramy się internetem, który jest wspaniałym narzędziem do zbierania, jak i udostępniania wszelkich informacji.

Są jednak dane, które uzyskać możemy jedynie poprzez dostęp do archiwów państwowych. Jednym z nich jest archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, w którym gromadzone, ewidencjonowane oraz opracowywane są materiały archiwalne pozyskane z archiwów krajowych, zagranicznych oraz od instytucji i osób prywatnych z całego świata. W archiwum IPN (Instytut Pamięci Narodowej) znajdziemy dokumenty dotyczące zbrodni wojennych i represji dokonywanych na obywatelach RP. Odnajdziemy dane dotyczące szeroko rozumianych spraw administracyjnych oraz dokumenty dotyczące działań inwigilacyjnych peerelowskich służb bezpieczeństwa publicznego.

W 2016 roku poszukując w internecie informacji o moim pradziadku, natknąłem się na publikacje wspominającą o możliwych działaniach inwigilacyjnych podjętych wobec niego przez służby bezpieczeństwa PRL. Kontynuując poszukiwania, odnalazłem potwierdzenie tych rewelacji. Pytanie brzmiało jak to ugryźć? Jak zdobyć dostęp do tych dokumentów?

Poniżej przedstawię w etapach, krok po kroku (na podstawie swoich doświadczeń), jak zdobyć pożądane przez nas dokumenty, jak wygląda złożenie i realizacja wniosku o udostępnienie dokumentów z zasobów IPN. Opisane etapy dotyczą sytuacji, w której poszukujemy informacji o naszym krewnym i posiadamy, dokumenty potwierdzające nasze z tą osobą pokrewieństwo lub powinowactwo. W praktyce są to wszelkie dokumenty wystawione przez urzędy stanu cywilnego: akty urodzenia i śmierci oraz akty zawarcia związku małżeńskiego.

Zaczynamy!

 

Krok 1. – Zebranie danych

Za nim uruchomimy całą procedurę, najpierw musimy wykonać bardzo ważną pracę związaną z zebraniem maksymalnej ilości informacji o naszym krewnym/przodku. Proponuje z zebranych danych przygotować konspekt zawierający podstawowe dane personalne: datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców itp. oraz sporządzić krótki biogram zawierający etapy nauki, ścieżkę kariery zawodowej oraz uwzględniający ważne wydarzenia rodzinne. Po pierwsze pozwoli to na usystematyzowanie posiadanych wiadomości, a po drugie zebrane w ten sposób informacje będą nam niezbędne przy należytym wypełnieniu dokumentacji w IPN.

Krok 2. – Wypełnienie wniosku o udostępnienie

Gdy skończyliśmy zbieranie informacji, przystępujemy do działania. Na stronie IPN zamieszczono wniosek (w dziale Archiwum – Udostępnianie) o nazwie: Wniosek o udostępnianie do wglądu dokumentów dotyczących wnioskodawcy/zmarłej osoby najbliższej/zmarłej osoby spokrewnionej. Wniosek (formularz w formie doc.) drukujemy i szczegółowo wypełniamy. Podajemy wszystkie posiadane przez nas informacje o swoim krewnym oraz podajemy stopień pokrewieństwa bądź powinowactwa. Im więcej szczegółów podamy, tym większe prawdopodobieństwo odszukania wszystkich dokumentów dotyczących interesującej nas osoby. Warto poświecić na to trochę czasu i dokładnie wypełnić wymagane pola. Im więcej danych podacie, tym lepiej.

Krok 3. – Złożenie wniosku o udostępnienie

Następnym etapem jest złożenie wypełnionego przez nas wniosku.

Wniosek możemy złożyć osobiście w oddziale IPN lub listownie, ale tylko za potwierdzeniem notariusza. Złożenie i realizacja wniosku są bezpłatne. Na miejscu składamy wniosek i przekazujemy do wglądu nasz dowód osobisty oraz oryginały wymaganych dokumentów potwierdzających nasze pokrewieństwo lub powinowactwo z osobą, na temat, której chcemy uzyskać informacje (zostaną one skserowane). W moim przypadku były to: akt urodzenia mojego ojca, akt zgonu mojego dziadka i pradziadka. Na końcu wizyty otrzymujemy potwierdzenie złożenia wniosku. We wniosku możemy wskazać oddział IPN, w którym chcemy, aby udostępniono nam przygotowane dokumenty.

Uwaga: Jeżeli mieszkasz za granicą, możesz złożyć wniosek w polskim konsulacie. Możesz również po złożeniu wniosku ustanowić swojego pełnomocnika, który uzyska prawdo do dostępu do interesujących cię dokumentów.

Krok 4. – Czekamy

Teraz nie zostaje nic innego jak uzbroić się w cierpliwość. Termin załatwienia sprawy podany w informacji IPN to 4 miesiące. Odnalezienie i przygotowanie materiałów może potrwać nawet dłużej, w zależności od ilości spływających wniosków. Ja wniosek złożyłem w lipcu 2016 roku, a w październiku otrzymałem listownie informację, że proces poszukiwania przedłuży się do stycznia 2017 roku.

Krok 5. – Zawiadomienie o odnalezieniu dokumentów

O zakończeniu poszukiwań oddział IPN zawiadomi was listownie, podając w treści listu, jakich dokumentów możecie się spodziewać i ile czasu wymienione akta będą dostępne dla was do wglądu.

Krok 6. – Udostępnienie i odbiór dokumentów

Na przejrzenie dokumentów macie 6 miesięcy. Tyle czasu będą one dostępne w oddziale IPN i będą mogły zostać wam udostępnione w czytelni naukowej wybranej przez was placówki. Polecam wcześniej zapoznać się z regulaminem udostępniania dokumentów, tam znajdziecie odpowiedzi na wiele nurtujących was szczegółowych pytań.

Gdy po zapoznaniu się z tymi zasadami miałem udać się do oddziału IPN w Katowicach pojawił się szereg wątpliwości. Jak obszerny zasób dokumentów przyjdzie mi przewertować oraz ile będę potrzebował czasu, aby spokojnie przejrzeć je w czytelni naukowej? Rozważałem nawet wybranie w tym celu urlopu wypoczynkowego. Wiadomo, że mało kto ma takie możliwości. I tutaj ciekawostka. Otóż gdy, pojawiłem się, po otrzymaniu zawiadomienia w oddziale w Katowicach czekała tam na mnie niespodzianka. Wyszukane dokumenty otrzymałem w formie ksera (od ręki), które mogłem bez problemu, zabrać ze sobą. Dodatkowo otrzymałem propozycję wydania mi tych dokumentów w wersji cyfrowej na płycie DVD. Jeżeli mimo wszystko będę chciał, przejrzeć oryginały to wystarczy, że dzień wcześniej zgłoszę to telefonicznie i na drugi dzień (do 6 miesięcy od zawiadomienia) mogę przejrzeć te dokumenty w czytelni. Można? Można! Zabrałem więc ksera i w zaciszu domowym spokojnie zacząłem je analizować, jak chciałem i kiedy chciałem, bez pośpiechu.

Jak sami widzicie, warunki, które należy spełnić, aby uzyskać dostęp, do zasobów archiwum IPN nie są wygórowane. Nigdy wcześniej nie podejmowałem podobnych działań, nie miałem styczności z żadnym państwowym archiwum, a mimo to bez problemu udało mi się uzyskać, to czego potrzebowałem. Przy zastosowaniu się do podanych tutaj informacji, wam również na pewno się uda. Mam nadzieję, że powyższy poradnik przekona was do działania.

Zachęcam do wizyty na stronie Instytutu Pamięci Narodowej. Gdyby pojawiły się jakieś pytania, uwagi bądź wątpliwości zachęcam do komentowania lub kontaktu poprzez mój adres e-mail, bądź facebook.

Powodzenia!